Comunicarea în organizaţie este foarte importantă pentru eficacitatea întregului proces managerial. Conform spuselor lui Longenecker, în sistemele organizaţionale “poziţiile manageriale pot fi descrise ca centre de comunicare”.
Managerul recepţionează o multitudinede mesaje din surse variate, informaţii care sunt fie oprite de către sine, fie prelucrate şi folosite de către sine, fie trimise către alte surse, în forma iniţială sau în altă formă.
De modul în care ei îşi asumă această funcţie, precum şi datorită perspectivei adoptate de fiecare manager, acesta poate fi un comunicator cu mai mult succes sau cu mai puţin succes.
Deosebim la nivelul formal în organizaţii, între manageri şi subordonaţi, comunicare organizaţională descendentă şi comunicare organizaţională ascendentă. În plus vorbim de comunicare orizontală, între indivizii cu aceeaşi statut sau statute de la acelaşi nivel ierarhic.
Comunicarea descendentă este comunicarea care are punct de plecare (iniţiator) pe managerul care se adresează subordonaţilor săi, aşadar se desfăşoară de la eşaloanele superioare către cele inferioare.
Prin acest tip de comunicare managerul îşi poate exercita funcţiile specifice (planificare, coordonare, organizare, control etc.): comunicarea obiectivelor pe termen lung şi scurt, modul dorit de organizare a activităţii, transmiterea deciziilor luate şi a procedurile prin care vor fi puse în practică, evaluările asupra activităţii şi acţiunile ameliorative ce vor avea loc.
Katz şi Kahn (apud Luthans, 1985, p.433) numesc concis “cinci scopuri în funcţie de care se desfăşoară comunicarea de la superior către subordonat:
-să ofere directive pentru sarcini specifice privitoare la responsabilităţile postului;
-să ofere informaţii despre practicile şi procedurile organizaţionale;
-să asigure informaţii despre motivele necesităţii îndeplinirii unor sarcini;
-să ofere informaţii despre performanţele lor;
-să asigure informaţii ideologice care facilitează îndoctrinarea cu scopurile organizaţionale.”
Avantajele comunicării descendente sunt sintetizate astfel de D. Torrington şi L.Hall, după cum urmează:
-permit deciziilor luate de manageri să se transforme în fapte prin subordonaţi;
-se asigură că acţiunea este consistentă şi coordonată;
-costurile sunt reduse pentru că se fac mai puţine greşeli;
-poate stimula o influenţă mai mare din partea angajaţilor ceea ce conduce la o servicii mai bune către clienţi.
În mod tradiţional, managerul se concentra în special asupra comunicării de directive şi proceduri organizaţionale. Conform lui Longenecker (p.433) “comunicarea manager -subordonat referitoare la evaluarea performanţelor şi informarea asupra motivelor din care trebuie îndeplinite anumite sarcini a fost extrem de mult neglijată”.
În situaţiile în care subordonatul nu are prea multe informaţii în afara de ordinul de a realiza niste activităţi el se află pe o poziţie de simplu executant, poziţie care poate fi deosebit de frustrantă în anumite cazuri şi cu impact organizaţional negativ (de explicat mai mult). Componentele afectiv – motivaţionale nu trebuie neglijată de către manager.
Un aspect deosebit de important este supralicitarea iniţiativei subordonaţilor de a iniţia comunicare cu managerul direct. Conform lui S. Rossen (1975, p.201) managerii “superaccentuează rolul autoinvitării la discuţii a subordonaţilor”. Aşadar managerii ar trebui să fie ei cei care iniţiază discuţiile şi să nu le lase să se desfăşoare la întâmplare, doar când solicită subordonatul.
Psihologia organizațională –Lector Dr. Georgeta Pânişoară
Jurnal Spiritual
