Începe printr-o afirmație clară referitoare la subiectul mesajului. Iată câteva dintre cele mai frecvente motive pentru scrierea unui e-mail și câteva propoziții de început utile, după cum urmează:
-
Răspuns la un e-mail sau la altă formă de contactare anterioară:
“Îți mulțumesc pentru telefon.”
“Mulțumesc pentru că ne-am întâlnit ieri.”
“Mulțumesc pentru informații.”
-
Adresarea unei cereri:
“Îmi poți spune..?”
“Ai putea să..?”
-
Informări scurte:
“Te anunț că..”
“Îți scriu ca să te pun la curent cu..”
-
Schimbare de planuri:
“Îmi pare rău, dar nu ne vom putea întâlni săptămâna viitoare.”
-
Referire la un material atașat:
“M-am gândit că te-ar putea interesa fișierul atașat.”
În continuare, e-mailul trebuie să ofere detalii complete în paragraful sau paragrafele următoare.
Încearcă să abordezi o singură idee în fiecare e-mail. Dacă incluzi prea multe teme, de multe ori celălalt răspunde pur și simplu la ceea ce crede că este mai important și uită neintenționat (sau omite după cum îi convine) să răspundă la celelalte chestiuni. Fii atent la acest aspect atunci când tu răspunzi la e-mailuri; verifică dacă ai răspuns la fiecare idee.
Dacă este necesar, poți trimite mai multe e-mailuri în legătură cu idei diferite.
Scrie simplu: “Îți voi trimite un alt e-mail, despre…”
Aranjarea în pagină
Dacă ai mai multe motive pentru care scrii, consacră fiecărui motiv, idee sau subiect câte un paragraf. Spațiile dintre paragrafe îl ajută pe destinatar să înțeleagă că există mai multe motive pentru care îi scrii. Folosește spații generoase; nu-l forța pe destinatar să facă un efort pentru a-ți citi e-mailul.
Listele sunt o modalitate bună de a face distincție între informații și îl ajută pe cititor să înțeleagă mai ușor.
De pildă:
“Când vii la întâlnire, te rog să aduci:
-exemple de activități la care ai luat parte;
-idei pentru proiecte viitoare;
-exemple de activități ale concurenților (ca să vedem cu ce ne confruntăm);
-informații în legătură cu orice chestiuni juridice pe care trebuie să le luăm în calcul;
Poți folosi marcatori în liste; îi atrag cititorului atenția asupra faptului că fiecare rând reprezintă o idee distinctă.”
Fii atent la ce scrii!
Menține caracterul informativ și tonul politicos în e-mail. Nu uita că cititorul ar putea trimite mai departe (intenționat sau nu) e-mailul tău, așa că nu scrie ce nu ți-ar plăcea să citească alte persoane (fără bârfe, comentarii personale, comentarii jignitoare, informații confidențiale și ironii).
Dacă ai îndoieli, dă telefon sau poartă o conversație față în față.
Ca să fii sigur, presupune că toată lumea îți va citi e-mailurile!!
Cum să-ți dezvolți abilitățile de comunicare, Gill Hasson
Jurnal Spiritual
V-ar mai putea interesa şi aceste articole
